Az Excel lap mentése PDF-fájlként

Az Excel-táblázat mentése PDF-ként zavaró lehet, és a kész fájl gyakran másképp néz ki, mint ahogy azt szeretnénk, hogy bemutassuk. Így mentheti el a lapot olvasható, tiszta PDF fájlként.

Az Excel fájlok PDF-ként

Számos olyan eset áll rendelkezésre, amikor érdemes Excel-dokumentumot PDF-fájlként menteni táblázat helyett. Például, ha egy nagyobb lapnak csak egy meghatározott részét szeretné elküldeni, vagy nem szeretné, hogy szerkeszthető legyen. Az Excel fájl PDF-fé konvertálása azonban kissé bonyolult lehet.

Gyakran nem gondoljuk az Excel-táblázatokat szegélyekkel, oldalakkal és margókkal ellátott dokumentumokra. Amikor azonban ezeket a fájlokat PDF-dokumentumokká kell alakítani, amelyek olvashatók, kinyomtathatók vagy mások számára terjeszthetők, akkor tudnia kell erről. A fájlnak olvashatónak és érthetőnek kell lennie, véletlen kóbor oszlopok nélkül más oldalakon vagy túl kicsi cellaméretűek az olvasáshoz.

Így alakíthatja táblázatát bemutatható és nyomtatható PDF-dokumentumdá.

Az oldal beállítása

Ha Office 2008 vagy újabb rendszert használ, lépjen az Oldal elrendezés fülre. Itt az Oldalbeállítás részben csoportosíthat több lehetőséget. Itt van az első három:

  • Margók:  Mekkora a szóköz a dokumentum széle és az első cella között
  • Tájolás:  Azt szeretné, hogy a kész fájl fekvő vagy álló helyzetben legyen
  • Méret:  A kész dokumentum oldalmérete

Ezek többnyire ugyanúgy működnek, mint egy Word dokumentumban, ezért állítsa be őket annak alapján, hogy hogyan szeretné kinézni a kész PDF-fájlt. Vegye figyelembe, hogy a legtöbb Excel-táblázat fekvő helyzetben jobban olvasható, mint álló, kivéve, ha nagyon kevés oszlop van. Az álló formátumban mentett lapok oszlopai általában a végső nyomtatási területen kívül esnek, ami nagyon megnehezítheti a dokumentumban való navigálást és olvasást.

Ezenkívül felvehet egy fejlécet és láblécet a végleges elrendezéshez. Kattintson a nyílra az Oldalbeállítás szakasz jobb alsó sarkában, majd kattintson a Fejléc / Lábléc fülre. Kiválaszthatja az Office által létrehozott lehetőségeket, vagy létrehozhat egyet a „Testreszabás” funkció használatával.

Lehetősége van a nyomtatás hátterének megváltoztatására is. Ehhez kattintson a Háttér gombra az Oldalbeállításban. Kiválaszthat egy képet a laptopról vagy a felhőből, és ez a kép az egész lapra átkerül.

Nyomtatási terület és illesztés meghatározása

Ezután meg kell határoznia, hogy milyen terület lesz PDF-be, valamint azt, hogy hány sor és oszlop lesz az egyes oldalakon.

A terület meghatározásának első módja az, ha kattintással és húzással kijelöli az összes kívánt cellát a dokumentumban. Ezután lépjen az Oldalbeállítás> Nyomtatási terület> Nyomtatási terület beállítása elemre. Ez egy vékony szürke vonalat hoz létre a teljes nyomtatandó terület körül. A PDF-fájl létrehozásakor a területen kívül minden nem lesz benne. A cellákat manuálisan is megadhatja, ha a bal alsó sarokban lévő nyílra kattint, és a Lapok> Nyomtatási terület menüpontra lép.

A Microsoft Word-hez hasonlóan oldaltöréseket is létrehozhat a különböző táblák szegmentálására. Ezek az oldaltörések lehetnek vízszintesek és függőlegesek is. Lépjen abba a cellába, ahová az oldaltörést el szeretné helyezni, kattintson a szalagon az „Oldalelrendezés” fülre, és válassza az Oldalbeállítás> Oldalszünetek> Oldalszünet beszúrása lehetőséget. Ez létrehoz egy törést az aktuális cellája felett jobbra és balra.

Egy másik fontos dolog a Scale to Fit opció meghatározása. Az Oldalbeállítás jobb oldalán három lehetőséget láthat: Szélesség, Magasság és Méret. A Szélesség és Magasság beállításokkal megadhatja, hogy a táblázat sorai vagy oszlopai hány oldalon jelenjenek meg. Például, ha sok sor van, de csak néhány oszlop van, akkor ideális a Szélesség beállítása egy oldalra. A méretarány viszont meghatározza a teljes nyomtatási terület átméretezését.

Lap opciók

Az utolsó menü, amelyre figyelnie kell, a Sheet Options. Ezek olyan beállítások, amelyek befolyásolják a végső kinyomtatott lap megjelenését. A teljes lap opcióinak eléréséhez kattintson a Lap opciók szakaszok bal alsó sarkában lévő nyílra.

Itt található egy áttekintés a menüben elvégezhető különféle testreszabásokról:

  • Címek nyomtatása:  A lap egyes sorait és oszlopait lefagyaszthatja úgy, hogy minden oldalon megjelenjenek, például fejléceken és címkéken.
  • Rácsvonalak: Ezzel beállíthatja, hogy a rácsvonalak jelenjenek-e meg, azok a cellák közötti vonalak, amelyek akkor jelennek meg, ha nincs rajtuk szegély.
  • Fejlécek:  Ez lehetővé teszi a címsorok megjelenítését, amelyek rögzített ábécé (A, B, C) és numerikus (1, 2, 3) címkék az Excel táblázatok x és y tengelyén.
  • Megjegyzések, megjegyzések és hibák: Ez megjeleníti a beágyazott megjegyzéseket, megjegyzéseket és hibajelzéseket a végleges dokumentumban.
  • Nyomtatási sorrend:  Ez lehetővé teszi, hogy előbb hozzon létre dokumentumot, ha először lefelé, vagy jobbra megy.

Ebben a menüben léphet a Nyomtatási kép képernyőre, ahol bepillantást nyerhet a végleges dokumentumba. A Ctrl + P billentyűparancs segítségével a képernyőre is léphet.

KAPCSOLÓDÓ: Hogyan nyomtassunk meg munkalapot megjegyzésekkel az Excel programban?

Mentés vagy nyomtatás PDF formátumban

A dokumentum megfelelő formázásával és készenlétben állásával kétféle módon hozhat létre PDF-fájlt.

A fájl PDF fájlként történő mentéséhez az Excel programban nyissa meg a Mentés másként párbeszédpanelt, és válassza a PDF lehetőséget a „Mentés típusként” legördülő menüből. Alternatív megoldásként lépjen az Exportálás> Exportálás XPS / PDF fájlba menüpontra. Innen van néhány lehetősége. Eldöntheti, hogy a fájlt a Normál vagy a Minimális értékre optimalizálja-e, amely meghatározza a dokumentum végleges minőségét és fájlméretét. Ezután az „Opciók” gombra kattintva kiválaszthatja a közzétenni kívánt területet:

  • Kiválasztás:  A kiválasztott cellák
  • Aktív lapok:  Az aktuális lap, amelyben szerepel
  • Teljes munkafüzetek: Az  összes munkafüzet az aktuális fájlban, amelyen dolgozik
  • Táblázat:  A Microsoft Excel segítségével létrehozott meghatározott tábla

Azt is választhatja, hogy figyelmen kívül hagyja a beállított nyomtatási területet.

A fájlt PDF-ként is kinyomtathatja. A Microsoft rendelkezik a Microsoft Print to PDF nevű beépített PDF nyomtatóval, amelyet a nyomtató legördülő menüjében választhat ki. Ha van másik PDF-meghajtója, például Adobe PDF, Foxit vagy PDF Xchange, használhatja ezek egyikét is. Mielőtt rákattintana a „Nyomtatás” gombra, nézze át a nyomtatás előnézetét, hogy megbizonyosodjon róla, hogy minden rendben van.

KAPCSOLÓDÓ: Hogyan nyomtasson PDF-be Windows alatt: 4 tipp és trükk