Hogyan csökkenthető a PowerPoint bemutató fájlmérete

Figyelembe véve, hogy a Microsoft PowerPoint prezentációkat általában rengeteg kép, gif, beágyazott videó, diagram, grafikon és egyéb tartalom kíséri, nem meglepő, hogy elég nagy fájlokat kap. Íme néhány lépés, amelyet megtehet a prezentáció fájlméretének csökkentése érdekében.

A nagy fájlok bosszantóak lehetnek. Rengeteg értékes lemezterületet foglalnak el, lelassítják a lejátszás teljesítményét, és az e-mailek visszapattanását okozhatják a fájlméret-korlát meghaladása miatt. Mindezeket megakadályozhatja a prezentáció fájlméretének csökkentésével.

Korábban már említettük, de a fájlméret csökkentésének megfontolásakor először a képekre kell gondolnia - és jó okkal. A képfájlok elég nagyok lehetnek. Vannak lépések, amelyekkel csökkentheti a méretet, például tömörítheti a bemutatóban lévő képeket. Ha gyanítja, hogy a PowerPoint-fájlja ekkora a képek miatt, akkor feltétlenül olvassa el a cikkeket tartalmazó cikket arról, hogyan csökkenthető a képeket tartalmazó Office-dokumentumok mérete.

KAPCSOLÓDÓ: Hogyan csökkenthető a Microsoft Word dokumentum mérete

Van néhány további tippünk, amelyeket hozzáadhat, ha követte ezeket a lépéseket, de mégis csökkentenie kell a prezentáció fájlméretét.

Konvertálja a prezentációt PPTX formátumra

A Microsoft kiadta a PPTX formátumot az Office 2007 programban. Ennek ellenére nem ritka, hogy a PPT fájlok lebegnek. Tehát mi a különbség a PPT és a PPTX fájl között? A PPTX verzió a prezentáció összes tartalmát tömöríti. Ha van PPT fájlja, és PPTX fájlokká konvertálja, akkor a fájl méretének csökkenését észleli.

A fájl konvertálása olyan egyszerű, mint egy gomb megnyomása és a fájltípus kiválasztása. Nyissa meg a PPT fájlt, lépjen a „Fájl” fülre, majd kattintson a „Konvertálás” gombra.

Megjelenik a Windows File Explorer. Észre fogja venni, hogy a Mentés másként típus beállítása „PowerPoint bemutató”. Ez a PPTX fájltípus. Kattintson a „Mentés” gombra.

A PPT fájlod mostantól PPTX fájlba konvertálódik. Mint látható, a fájl mérete csökkent.

A HTG Presentation 2 a mi PPT fájlunk, és a HTG Presentation 3 a mi PPTX fájlunk. Pusztán a fájltípus konvertálása 335 KB-tal csökkentette a méretet.

Bár ez nem egy lélegzetelállító csökkenés a fájlméretben, sikerült egy Word dokumentum fájlméretet 6 001 KB-ról 721 KB-ra csökkenteni. Minden attól függ, hogy mi található a fájlban. Minden szerencsével ez lesz az egyetlen lépés, amelyet meg kell tennie. Ha nem, olvassa tovább.

Helyezze be a képeket - ne másolja és illessze be

Csábító egy kép másolása és beillesztése a PowerPoint-ba ahelyett, hogy a beszúrás funkciót használná. Ez nem jelent problémát, ha nem aggódik a fájlméret miatt, de ha igen, akkor óvakodjon a másolástól és a beillesztéstől - ez formázhatja át képét BMP vagy PNG formátumra. Miért kérdés ez? Mindkét fájlformátum nagyobb, mint a JPG.

A fenti képernyőképen láthatja, hogy a PNG fájl 153 KB az azonos kép 120 KB JPG fájljához képest. Minden alkalommal, amikor JPG-fájlt másol és beilleszt a PowerPoint-ba, és PNG-formátumba konvertálódik, egy kicsit felesleges fájlméretet ad hozzá a prezentációhoz. A beszúrási funkció használatával biztosíthatja, hogy a képeket a kívánt módon illessze be.

Képszerkesztés elvégzése képszerkesztőben - a PowerPointban nem

Amikor képet illeszt be a PowerPoint programba, a legjobb, ha megbizonyosodik arról, hogy nincs szüksége semmilyen szerkesztésre. Ha ez nem igényel szerkesztést, akkor jobb, ha csinálja a kép szerkesztő. Miért? Ha a kép szerkesztéséhez a PowerPoint programot használja, akkor az összes szerkesztést a bemutató részeként tárolja. Például, ha egy képet fekete-fehérre vált, a PowerPoint megtartja a színes képet is. Ez rengeteg extra falatot tárol.

Ha nincs képszerkesztője (van), vagy egyszerűen csak a PowerPointot kell használnia, mindenképpen mondja meg a PowerPointnak, hogy dobja el a szerkesztésekből mentett összes felesleges adatot. Nem fog annyi helyet megtakarítani, mint egy dedikált szerkesztőben végzett munka, de segíteni fog.

Tömörítse a prezentáció összes képét

Képeket tömöríthet a PowerPoint-ban egyenként vagy egyszerre. Ha ez utóbbit kívánja megtenni, a következőképpen kell eljárnia.

Nyissa meg a prezentációt, menjen a „Fájl” fülre, majd válassza a „Mentés másként” lehetőséget a bal oldali ablaktáblán.

Ezután válassza a „További opciók” lehetőséget, amelyet a fájl neve elnevezéséhez és a fájltípushoz tartozó területen talál.

Megjelenik a „Mentés másként” ablak - ezúttal néhány további opcióval. A „Mentés” gomb mellett kattintson az „Eszközök” elemre.

A megjelenő legördülő menüben válassza a „Képek tömörítése” lehetőséget.

Megjelenik a „Képek tömörítése” ablak. Itt kiválaszthatja a képek felbontását (a PPI alapján) az előadásban. Azt is észreveszi, hogy a „Tömörítési beállítások” csoportban nem tudja kiválasztani az „Csak erre a képre alkalmazni” lehetőséget. Ennek oka, hogy az eszköz elérésének módja miatt ez a lehetőség nem áll rendelkezésre.

Megjegyzés:  Ha egyetlen képet akar tömöríteni, jelölje ki, majd lépjen a Képeszközök Formázása> Képek tömörítése menüpontra.

Miután elégedett a választásával, kattintson az „OK” gombra.

Ne felejtse el utána menteni a bemutatót.

Ne használjon beágyazott betűtípusokat

Megtudjuk, miért érdemes betűtípusokat beágyaznia - lehet, hogy Csillagok háborúja témájú bemutatót készít, és ennek eredményeként valószínűleg nem lesz elérhető az a különleges betűtípus, akivel megosztja a prezentációt. A betűtípusok beágyazása a prezentációba megakadályozhatja a soron belüli problémákat, de ez megnövekedett fájlméretekkel jár.

Általában, kivéve, ha biztos abban, hogy egy adott betűtípust kell megjelenítenie, javasoljuk, hogy kapcsolja ki a betűtípus beágyazását.

Menjen a „Fájl” fülre, és válassza a bal oldali ablaktábla alján az „Opciók” lehetőséget.

A „Mentés” lapon törölje a pipát a „Betűtípusok beágyazása a fájlba” jelölőnégyzetből, majd kattintson az „OK” gombra.

Elmentettük a bemutatónk egy példányát, beágyazva minden betűtípust, beágyazott betűtípusok nélkül, és csak a bemutatóban használt betűtípusokat beágyazva. Nézze meg a különbséget, ha a fájlméretek:

Még meggyőzött?

Link fájlokhoz, nem pedig azok beágyazása

Vegye figyelembe a fájlméret különbségét, ha az egész YouTube-videót beágyazza a prezentációba ahelyett, hogy visszavezetne rá. Egy teljes videó beágyazása jelentősen megnöveli a prezentáció méretét. Bizonyos értékes előnyökkel jár a fájl beágyazása és a linkelés (például amikor a címzettnek nincs internet-hozzáférése a videó lejátszásához), de ha a fájlméret problémát jelent, csak ne tegye.

Ne tároljon indexképet a prezentációhoz

Visszafelé, amikor az Office lehetővé tette az előadások miniatűr képeinek mentését, hogy rövid áttekintést kaphasson a fájlról, amikor a File Explorerben keresi. A Windows kifinomultabbá vált, ezért ehhez már nincs szükség az Office alkalmazások segítségére. De a lehetőség még mindig elérhető.

Futtattunk egy kis tesztet, hogy lássuk a fájlméret különbségét, ha ez az opció engedélyezve van. Itt vannak az eredmények:

Engedélyezve az indexkép opciót, fájlméretünk 2660 KB volt. Az opció engedélyezése nélkül a fájlméretet 2662 KB-ra csökkentették, így összesen 7 KB-ot takarítottak meg.

Ez egy meglehetősen kicsi mentés, de amikor egy Word dokumentummal teszteltük, a különbség jelentős volt: 721 KB-ot mutatott be az opció engedélyezése nélkül, és 3247 KB-ot az engedélyezett opcióval.

Bár ez nagy különbség az alkalmazások között, és nem teljesen világos, miért olyan nagy a különbség, mégis érdemes felfedezni. A szolgáltatás kikapcsolásához nyissa meg a bemutatót, lépjen a „Fájl” fülre, majd válassza a jobb oldalon található „Tulajdonságok” lehetőséget, majd az „Speciális tulajdonságok” lehetőséget.

Most a „Tulajdonságok” ablak „Összefoglaló” lapján lesz. Az ablak alján törölje a jelölést az „Előnézeti kép mentése” melletti négyzetből, majd kattintson az „OK” gombra.

Távolítsa el a személyes és rejtett információkat a prezentációból

A Microsoft Office az Ön személyes adatait (például a szerző nevét) és a rejtett tulajdonságokat tárolja a prezentációban. Ezektől az információktól megszabadulva egy kis helyet takaríthat meg.

Nyissa meg a prezentációt, lépjen a „Fájl” fülre, válassza a „Problémák ellenőrzése” lehetőséget, majd válassza a „Dokumentum ellenőrzése” lehetőséget.

Megjelenik a „Dokumentumellenőr” ablak. Ellenőrizze, hogy a „Dokumentum tulajdonságai és személyes adatai” négyzet be van-e jelölve, majd kattintson az „Ellenőrzés” gombra.

A következő ablakban válassza az „Összes eltávolítása” lehetőséget. Az információkat most eltávolítjuk, így néhány KB helyet takaríthat meg Önnek.

Kapcsolja ki az automatikus helyreállítást

Ezt nem feltétlenül javasoljuk, és csak végső megoldásként szabad felhasználni. Az automatikus helyreállítás elengedhetetlen eszköz az Office-ban, és ha valaha is elvesztett egy dokumentumot mentés előtt, akkor pontosan megérti, mire gondolunk.

Minden alkalommal, amikor az Office az AutoRecover programot használja, hozzáad egy kicsit a fájl méretéhez. Az AutoRecover kikapcsolásához lépjen a „Fájl” fülre, és válassza a bal oldali ablaktábla alján található „Opciók” lehetőséget.

Az „Opciók” ablak „Mentés” lapján törölje a jelölést az „Automatikus helyreállítási információk mentése xx percenként” jelölőnégyzetből.

Ha azonnal elment és kilép a prezentációból, nem fog különbséget észlelni. Idővel azonban, miközben tovább halad a bemutatón, az AutoRecover szolgáltatás hozzáadja a KB-t a fájljához.

Minden másolása új prezentációba

A prezentáció készítése közben a PowerPoint különféle dolgokat ment a háttérben, hogy segítsen neked. Említettük már, hogyan lehet kikapcsolni sok ilyen funkciót, törölni a PowerPoint által elmentett adatokat stb., De mindig van esély arra, hogy valami átcsúszott a repedéseken, és a PowerPoint tárolt néhány olyan információt, amelyre nincs szüksége. A tartalom új prezentációra másolása jó megoldás lehet a problémára.

Ez némi gondot okozhat, mivel a PowerPoint használatával minden diát (és a diákat) át kell másolnia és beillesztenie. Ha mégis megteszi, az új bemutató nem tartalmazza a korábbi háttérmentéseket, az AutoRecover információkat vagy a fájl korábbi verzióit. Ennek eredményeként látnia kell a fájlméret változását.

Noha nem tudjuk pontosan megmondani, hogy ez mennyivel csökkenti a fájlméretet, mivel az egyes bemutatók különbözőek lesznek, érdemes egy lövést készíteni.

Lehetőség: Csomagolja ki a prezentációt és tömörítse

Mint korábban említettük, a PPTX fájl egy tömörített fájl (ezért a mérete sokkal kisebb, mint egy régi iskola PPT fájlja). Ez azt jelenti, hogy megnyithatja olyan eszközzel, mint a 7-Zip vagy a WinRar, kivonhatja az összes fájlt a PPTX-ből, hozzáadhatja őket egy tömörített archívumhoz, majd átnevezheti az archívumot PPTX fájlkiterjesztésre.

Van néhány kérdésünk itt.

Rob Word-dokumentummal történő tesztelése során sikeresen csökkentette a fájl méretét 721 KB-ról 72 KB-ra. A folyamat során azonban megrongálta a fájlt. A 2614 KB-os fájlommal végzett tesztelés során nem rontotta meg, de csak 2594 KB-ra csökkentette - összesen csak 20 KB-ra. Nem vagyunk biztosak benne, hogy mi játszik itt, ezért ha ezt meg akarja engedni, mindenképpen rendelkezzen biztonsági másolattal a fájlról, mielőtt ezt megtenné.

Ez az összes tipp, amelyet kaptunk a PowerPoint-prezentáció méretének csökkentéséhez. Mindig új és érdekes módszereket keresünk a fájljaink méretének csökkentésére, ezért ha bármilyen tippje van, ossza meg velünk a megjegyzés részben, és örömmel teszteljük őket!