E-mail üzenetek archiválása az Outlook 2013 alkalmazásban

Mindig azt mondták nekünk, hogy az adatok biztonsági mentése jó ötlet. Nos, ugyanez a koncepció kiterjedhet az e-mailre is. Érdemes olyan gyakran archiválni e-mailjeit, például havonta, negyedévente vagy akár évente.

Megmutatjuk, hogyan archiválhatja az e-maileket az Outlook 2013 alkalmazásban, és hogyan teheti azokat könnyen elérhetővé a programban. E-mailjeit egy .pst fájlban tároljuk. Az e-mail archiválásához az e-mailt egy archív .pst fájlba helyezzük át.

MEGJEGYZÉS: Ha archiválja e-mailjét egy másik .pst fájlba, az összes archiválni kívánt e-mail az archív fájlba kerül, és a fő .pst fájlban már nem érhető el.

Az e-mail archiválásának megkezdéséhez kattintson a szalag „Fájl” fülére.

A Fiókadatok képernyőn kattintson a „Tisztító eszköz” gombra a „Postafiók tisztítása” mellett.

A legördülő menüből válassza az „Archiválás…” lehetőséget.

Megjelenik az Archiválás párbeszédpanel. Válassza az „Archiválja ezt a mappát és az összes almappát” lehetőséget, majd válassza ki az archiválandó mappát. Ha archiválni szeretné az összes e-mailt, válassza ki a csomópontot az e-mail címével a tetején.

Kattintson az „Archív elemek régebbi” legördülő listára, hogy kiválassza az archiválandó elemek legújabb dátumát. Egy naptár jelenik meg. Válasszon egy dátumot az aktuális hónapban a dátumra kattintva, vagy görgessen egy másik hónapra a dátum kiválasztásához. A kiválasztott dátumnál régebbi elemeket archiváljuk.

Ha olyan elemeket szeretne archiválni, amelyek nincsenek automatikus archiválásra beállítva az AutoArchive használatával, jelölje be az „Elemek felvétele az„ AutoArchive ”bejelöléssel jelölőnégyzetet”.

MEGJEGYZÉS: Az AutoArchive az Outlook 2013 alkalmazásban ugyanúgy működik, mint az Outlook 2010 programban.

Kattintson a „Tallózás” gombra, ha meg akarja változtatni az archív fájl mentésének helyét és az archív fájl nevét. Kattintson a OK gombra, amikor kiválasztotta.

Az archivált .pst fájl a kiválasztott helyre kerül.

Figyelje meg, hogy az archiválni választott összes e-mail már nem elérhető a fő .pst fájlban. Az archivált .pst fájlnak automatikusan elérhetővé kell válnia az Outlook programban. Ha azonban nem, kattintson a „Fájl” fülre.

A „Fiókadatok” képernyő bal oldalán található kék panelen kattintson az „Megnyitás és exportálás” elemre.

A „Megnyitás” képernyőn kattintson az „Outlook adatfájl megnyitása” elemre.

Megnyílik az „Outlook adatfájl megnyitása” párbeszédpanel. Keresse meg azt a helyet, ahová az archivált .pst fájlt mentette, jelölje ki, majd kattintson az OK gombra.

Az Outlook Mail főablakának bal oldali ablaktáblájában megjelenik az „Archívumok” nevű szakasz, és az archivált e-mailek elérhetők.

Az e-mailek archiválása segíthet az e-mailek rendezettségében, megkönnyítve a régebbi e-mailek megkeresését, valamint a beérkező levelek és mappák zavartalan megőrzését.