Hogyan lehet jelszavakkal védeni a dokumentumokat és a PDF fájlokat a Microsoft Office segítségével

A Microsoft Office segítségével titkosíthatja Office-dokumentumait és PDF-fájljait, így senki sem tekintheti meg a fájlt, kivéve, ha rendelkezik jelszóval. Az Office modern verziói biztonságos titkosítást használnak, amelyre támaszkodhat - feltételezve, hogy erős jelszót állít be.

Az alábbi utasítások a Microsoft Wordre, a PowerPointra, az Excelre és az Access 2016-ra vonatkoznak, de a folyamatnak hasonlónak kell lennie az Office többi legújabb verziójában is.

Mennyire biztonságos a Microsoft Office jelszóvédelme?

A Microsoft Office jelszavas védelmi funkciói a múltban rossz rap-et kaptak. Az Office 95-től az Office 2003-ig a titkosítási séma nagyon gyenge volt. Ha az Office 2003 vagy korábbi verziójával jelszóval védett dokumentummal rendelkezik, akkor a jelszó könnyen és gyorsan megkerülhető a széles körben elérhető jelszó feltörő szoftverrel.

Az Office 2007 segítségével a Microsoft komolyabban foglalkozott a biztonsággal. Az Office 2007 128 bites kulccsal váltott az Advanced Encryption Standard (AES) szabványra. Ez széles körben biztonságosnak tekinthető, és azt jelenti, hogy az Office most valódi, erős titkosítást használ a dokumentumok védelmére, ha jelszót állít be. Teszteltük a PDF titkosítási funkciót, és megállapítottuk, hogy az 128 bites AES titkosítást használja az Office 2016-ban is.

KAPCSOLÓDÓ: Mi az a titkosítás, és miért félnek tőle az emberek?

Két nagy dologra kell figyelni. Először is csak azok a jelszavak biztonságosak, amelyek teljes mértékben titkosítják a dokumentumot. Az Office azt is lehetővé teszi, hogy jelszóval állítsa be a fájl „Szerkesztésének korlátozását” - elméletileg, lehetővé téve az emberek számára, hogy megnézzék a fájlt, de jelszó nélkül nem szerkeszthetik. Ez a típusú jelszó könnyen feltörhető és eltávolítható, lehetővé téve az emberek számára a fájl szerkesztését.

Ezenkívül az Office titkosítása csak akkor működik jól, ha modern dokumentumformátumokra ment, például .docx. Ha régebbi dokumentumformátumokba ment, például .doc - amelyek kompatibilisek az Office 2003 és a korábbi verziókkal, az Office a titkosítás régebbi, nem biztonságos verzióját fogja használni.

De mindaddig, amíg a fájlokat modern Office formátumban menti, és a „Titkosítás jelszóval” opciót használja a „Szerkesztés korlátozása” opció helyett, a dokumentumoknak biztonságosnak kell lenniük.

Hogyan védhető jelszóval az Office dokumentum

Az Office-dokumentumok jelszóval történő védelme érdekében először nyissa meg a Word, Excel, PowerPoint vagy Access programban. Kattintson a „Fájl” menüre a képernyő bal felső sarkában. Az Információk panelen kattintson a „Dokumentum védelme” gombra, és válassza a „Titkosítás jelszóval” lehetőséget.

A gomb csak a „Dokumentum védelme” nevet viseli a Microsoft Wordben, de más alkalmazásokban hasonló névre hallgat. Keresse meg a „Védje a munkafüzetet” a Microsoft Excelben, és a „Védje a prezentációt” a Microsoft PowerPoint alkalmazásban. A Microsoft Access alkalmazásban csak az Információ fülön megjelenik egy „Titkosítás jelszóval” gomb. A lépések egyébként ugyanúgy működnek.

MEGJEGYZÉS: Ha csak a dokumentum szerkesztését akarja korlátozni, itt választhatja a „Szerkesztés korlátozása” lehetőséget, de mint mondtuk, ez nem túl biztonságos és könnyen megkerülhető. Jobban jár, ha titkosítja az egész dokumentumot, ha teheti.

KAPCSOLÓDÓ: Hogyan lehet létrehozni egy erős jelszót (és emlékezni rá)

Írja be a jelszót, amellyel titkosítani szeretné a dokumentumot. Itt érdemes jó jelszót választania. A gyenge jelszavak könnyen kitalálhatók a szoftver feltörésével, ha valaki hozzáfér a dokumentumhoz.

Figyelem : Ha elfelejti a jelszavát, elveszíti hozzáférését a dokumentumhoz, ezért tartsa biztonságban! A Microsoft azt tanácsolja, hogy írja le a dokumentum nevét és jelszavát, és tartsa biztonságos helyen.

Amikor egy dokumentum titkosítva van, az Információk képernyőn megjelenik a „Jelszó szükséges a dokumentum megnyitásához” üzenet.

A dokumentum következő megnyitásakor megjelenik a „Jelszó megadása a fájl megnyitásához” mező. Ha nem a megfelelő jelszót írja be, akkor egyáltalán nem tekintheti meg a dokumentumot.

A jelszóval történő védelem eltávolításához kattintson a „Dokumentum védelme” gombra, és válassza ismét a „Titkosítás jelszóval” lehetőséget. Írjon be egy üres jelszót, majd kattintson az „OK” gombra. Az Office eltávolítja a jelszót a dokumentumból.

Jelszóval védett PDF fájl létrehozása

Exportálhat egy Office-dokumentumot PDF-fájlba, és jelszóval megvédi azt a PDF-fájlt. A PDF dokumentumot az Ön által megadott jelszóval titkosítják. Ez valamilyen okból működik a Microsoft Word programban, de az Excel programban nem.

Ehhez nyissa meg a dokumentumot a Microsoft Word programban, kattintson a „Fájl” menü gombra, és válassza az „Exportálás” lehetőséget. Kattintson a „PDF / XPS létrehozása” gombra a dokumentum PDF fájlként történő exportálásához.

Kattintson a megjelenő mentési párbeszédablak alján található „Opciók” gombra. A lehetőségek ablakának alján engedélyezze a „Dokumentum titkosítása jelszóval” lehetőséget, majd kattintson az „OK” gombra.

Írja be a jelszót, amellyel titkosítani szeretné a PDF fájlt, majd kattintson az „OK” gombra.

Ha elkészült, írja be a PDF fájl nevét, majd kattintson a „Közzététel” gombra. Az Office jelszóval védett PDF fájlba exportálja a dokumentumot.

Figyelem : Ha elfelejtette a jelszavát, akkor nem tudja megtekinteni a PDF fájlt. Ne felejtse el nyomon követni, különben elveszíti a hozzáférését a PDF fájlhoz.

Meg kell nyitnia a PDF fájl jelszavát. Például, ha megnyitja a PDF fájlt a Microsoft Edge-ben - a Windows 10 alapértelmezett PDF-megjelenítőjében -, akkor a rendszer megkéri, hogy adja meg a jelszót, mielőtt megnézné. Ez más PDF-olvasókban is működik.

Ez a szolgáltatás elősegítheti a különösen érzékeny dokumentumok védelmét, különösen akkor, ha USB-meghajtón vagy olyan online tárolási szolgáltatásban tárolja őket, mint a Microsoft OneDrive.

A teljes lemezes titkosítás, például az Eszköz-titkosítás és a BitLocker egy Windows PC-n, vagy a FileVault Mac-en, biztonságosabb és fájdalommentesebb a számítógépén található összes dokumentum védelme szempontjából, különösen, ha ellopják a számítógépét.