A Microsoft Word összehasonlító szolgáltatásának használata

Ha együttműködő munkáscsapatba tartozik, vagy egyszerűen csak saját munkájának több átdolgozásával foglalkozik, fontos, hogy nyomon tudja követni a növekményes változásokat. A Microsoft Wordben az Összehasonlítás eszközbe beépül az a képesség, hogy két, szinte azonos dokumentumban különbséget lehessen hasonlítani. Így kell használni.

Először nyissa meg a Word-t és bármelyik dokumentumfájlt. (Lehet az egyik, amelyet összehasonlít, egy másik dokumentum, vagy egyszerűen egy üres projekt.) Kattintson a képernyő tetején található „Ellenőrzés” fülre a szalagmenü megnyitásához, majd kattintson az „Összehasonlítás” gombra - a menü jobb oldala közelében lesz.

Kattintson még egyszer az „Összehasonlítás” gombra, ha megnyílik egy másik menü. Ezután az új ablakban válassza ki a két dokumentumot: az „Eredeti” (vagy korábbi) és a „Felülvizsgált” (vagy újabb) dokumentumot. Ha egyiket sem látja a legördülő menüben, kattintson a jobb oldali mappa ikonra, hogy a fájlböngészőjével tallózhasson a dokumentumra.

A „Címke változik ezzel” részben megadhat egy jegyzetet, amely segít nyomon követni, hogy melyik különbség melyik dokumentumhoz tartozik. Itt fogom az enyémet „később” megjelölni, mivel ez a kézirat legújabb változata. Csak az átdolgozott dokumentumhoz adhat címkét, de a kettős nyíl ikonnal válthat közöttük.

Kattintson a „Tovább” gombra a speciális opció megtekintéséhez. Ezek többsége magától értetődő, és az összes opció alapértelmezés szerint engedélyezett. Vegye figyelembe a „Változások megjelenítése itt” opciót, amely az egyes változtatásokat egyszerre egy-egy karakterrel (nagyon lassú) vagy egy-egy szóval mutatja.

Kattintson az „OK” gombra. A Word egyetlen dokumentum bonyolult megjelenésű ablakokat nyit meg. Balról jobbra részletesen felsorolja a változtatásokat, a „Felülvizsgált” dokumentum teljes nézete, a bal margón piros jelzéssel, amely jelzi a változásokat, és egy dupla ablaktábla, amely az eredeti és a felülvizsgált dokumentumokat egymásra helyezi. Az egér görgőjével történő görgetés egyszerre tekeri mind a három elsődleges ablaktáblát, de a jobb oldalon található gördítő sávok segítségével görgetheti az egyes paneleket mindegyikhez.

A Verziók ablaktábla itt a leghasznosabb. Minden változtatást, az eltávolítottakat és a hozzáadottakat mutatja a dokumentum tetejétől az aljáig. Fantasztikus módja annak, hogy egy pillantással megnézzük a szöveg és a formázás különbségeit. A Változások ablaktábla bármelyik bejegyzésére kattintva a többi ablaktábla azonnal a megfelelő pozícióra gördül. Tiszta!

Miután a Revíziók fülön megtalálta az adott verziót, jobb egérgombbal kattintson a megfelelő szövegre a középső ablaktáblában. Kattintson az „Elfogadás” vagy az „Elutasítás” elemre (majd a megfelelő műveletre) a módosítás megtartásához vagy visszaállításához.

Ezt az összehasonlított dokumentumot külön fájlként mentheti, amely nem befolyásolja az éppen megtekintett dokumentumokat. Csak kattintson a Fájl> Mentés másként elemre, és mentse el, mint bármely más Word-dokumentumot.

Vegye figyelembe, hogy az Összehasonlítás funkció nem érhető el, ha bármelyik dokumentum rendelkezik jelszóvédelemmel, vagy annak módosításait a Word védi. Ezt a beállítást módosíthatja az egyes dokumentumokban, ha rákattint a Felülvizsgálat> Változások követése elemre.